4. průmyslová revoluce zuří. Stále pracujete? Přestaňte! Kupte si robota a volný čas můžete trávit s rodinou a nebo v kavárně. Cokoliv umíte, zvládne robot rychleji a levněji než vy!

ANO, I TENTO ČLÁNEK NAPSAL ROBOT. Konkrétně tento:

robot automatizační
Autor tohoto článku

Asi se shodneme na tom, že rutinní a opakující se práce baví málokoho – a ještě menší množství lidí baví za to někoho platit. Ale někdo to prostě udělat musí. Například:

  • Kontrolovat stav účtu a na základě tohoto měnit stav objednávek nebo vystavovat faktury
  • přepisovat údaje z jedné aplikace do druhé,
  • zasílat souhrny a reporty
  • vytvářet různé tabulky se souhrnu údajů, které potřebujeme sledovat,
  • vkládat obsah na sociální sítě,
  • shromažďovat různé dokumenty, se kterými potřebujeme pracovat, z emailů a dalších komunikačních kanálů na jedno místo…

Většinu těchto činností je dnes už možné automatizovat.

Dobře, to zní celkem zajímavě. Jak to tedy nastavím a kolik to stojí?

Co vlastně děláme?

Teď tu padne jedno nehezké, strašidelné a pověstmi opředené slovo – je to procesní analýza. Skrývá se za ní, že je dobré zjistit, co vlastně v naší firmě děláme, kdo to dělá, jak to dělá a pomocí čeho to dělá.

Prostředků je několik, například:

  • Zapisuji si celý den, co vlastně řeším a kolik to zabere času.
  • Sednu si s kolegou a poptám se, co vlastně řeší, proč a jak.
  • Pozoruji, co se děje u nás ve firmě, a na základě toho si vytvořím zápisky a nákresy, jak to funguje.

Z těchto záznamů by se mělo zvolna ukázat, na čem se tráví nejvíce času, a co z toho se stále opakuje a mohlo by se automatizovat.

V řadě případů stačí důkladněji prozkoumat aplikace, které už v tuto chvíli používáte.

Například: řada fakturačních programů zvládá po jednorázovém nastavení automaticky kontrolovat splatnost faktur a hlídat po napojení na hlídaní stavu účtu, co už bylo zaplaceno, posílat automaticky faktury emailem, a samozřejmě se dnes také dá většinou poměrně jednoduše propojit fakturační software i na program vaší účetní, které tak odpadne zdlouhavé ruční opisování údajů, a navíc se sníží riziko překlepů.

Ano, hodně z nás to už asi napadlo a někde tuto funkci vidělo. Ale ruku na srdce, máte to takto nastaveno, a nebo to i přesto řešíte ručně? Když na kontrole splatnosti faktur strávíte 10 minut denně, za týden to je 50 minut a za měsíc 200 minut, 3 hodiny 20 minut měsíčně a 40 hodin ročně.

Když by vaše hodinová sazba dělala 600 Kč, tak je to 24 000 Kč ročně vyhozených z okna na neproduktivní činnost.

A to je pouze jedna z činností – a to ještě taková, co není nějak zvlášť mentálně a časově náročná.

Integrujme a automatizujme

Když jedna aplikace nestačí, a je zapotřebí spojit více nástrojů nebo zdrojů dat mezi sebou, můžeme využít software, co pracuje s API (aplikačním rozhraním) a propojuje je mezi sebou do funkčních celků, které jsou schopny nahradit průměrně schopného kancelářského pracovníka.

Osobně jsem testoval IFTT (asi nejznámější aplikace tohoto druhu) – ale chyběly mi tam složitější možnosti nastavení – tohle je dobré na úvodní otestování, protože jestli v něčem toto řešení vyniká, tak ve snadnosti nastavení. Funguje jako mobilní i webová aplikace. Pro složitější businessové záležitosti se dle mě ale nehodí, například napojení na české banky zde rozhodně nehledejte.

Nejpoužívanější využití IFTTT

Mnohem zajímavější je Zapier. Automatizované činnosti se přes něj dají nastavit poměrně intutivně – vše se dá hned otestovat, takže hned vidíte, jestli jste nenastavili chování pro nějakou situaci, která v praxi vůbec nenastane. Zdarma se dá nastavit 5 jednoduchých procesů. Aplikací co se dají spolu propojit je zde opravdu hodně, k dispozici je obrovské množství návodů a případovek – s nejvyšší pravděpodobností zde najdete i to, co potřebujete.

Zatím nejlepším řešením, co jsem našel je aplikace pocházející z české dílny – konkrétně je to Integromat. Rozsah napojení a cenová politika je zatím naprosto bezkonkurenční, nastavit se dá zde opravdu i poměrně složitý proces.

Ukázka procesu kompletně automatizovaného přes Integromat

A opravdu tento článek psal robot? Bohužel vás musím zklamat a dodatečně se omlouvám a mystifikaci v nadpisu – tento článek vznikl ručně a byl napsán tradiční metodou. Tedy hezky postaru, za pomoci inkoustu a brku.

Jak na automatizaci rutinních úkonů na počítači

Martin Sova

Dlouhodobě se zabývám digitálními strategiemi, jejich školením a pomáhám klientům reálně vydělávat miliony korun měsíčně 📊. Pokud vás článek zaujal, můžete mi zavolat nebo napsat na martin@sova.biz.